03/14/20

Komunikacja na cały świat i tylko 1 dzień Finału WOŚP


Miliony użytkowników online na całym świecie, darczyńcy w ponad 100 krajach, 120 000 wolontariuszy i tylko 1 dzień Finału. Jak WOŚP dociera do tylu użytkowników jednocześnie? Jak prowadzić komunikację, by dotrzeć ze wszystkimi informacjami? Gdzie tkwi sukces finałowej komunikacji?

 

Finał Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy to wyjątkowe wydarzenie. Finalnie jego komunikacja trwa zaledwie kilka dni, ale budowana jest już na kilka miesięcy przed wydarzeniem, a jej podtrzymanie trwa aż do marcowego ogłoszenia wyniku Finału. W ten jeden weekend w roku oczy całego świata skierowane są na Fundację WOŚP. Wypuszczane komunikaty kierowane są do różnych grup docelowych. Potencjalni darczyńcy informowania są o zebranych kwotach i możliwości wsparcia, bieżących atrakcjach w różnych miastach, jak wygląda wolontariusz, jaki jest tegoroczny cel zbiórki, jakie programy prowadzi Fundacja w ciągu roku, jaki sprzęt został już przekazany i jaki zostanie zakupiony w wyniku obecnej zbiórki. Jednoczenie dział komunikacji WOŚP jest w stałym kontakcie ze sztabami, wolontariuszami, czy partnerami wydarzenia. Stąd dobór kanałów i szeroki dostęp do informacji jest kluczowy, aby komunikacja była łatwa, szybka i skuteczna.

 

 

Dostosowany interfejs strony wosp.org.pl

Podstawowym źródłem wiedzy na temat działań Fundacji WOŚP, całorocznych programów medycznych i edukacyjnych, czy rozliczeń, jest strona wosp.org.pl. Transparentność, rzetelność i efektywność działań wymaga od Fundacji publikowania wielu treści, dlatego jej strona internetowa jest obszerna i rozbudowana. Aby każdy z użytkowników mógł znaleźć najważniejsze dla siebie informacje w łatwy i przestępny sposób, strona ta jest na bieżąco aktualizowania, a dzięki badaniom user experience dostosowywana do ruchu użytkowników.  

W fundacji pracujemy nad tym, aby nasze strony nie tylko były piękne i kolorowe, ale przede wszystkim użyteczne. Stopniowo zmieniamy, testujemy nowe rozwiązania. Śledzimy ruch na naszych stronach i staramy się tak zarządzać architekturą oraz treściami, aby każdy znalazł odpowiedź na swoje pytania. W tym roku wdrożyliśmy nową stronę wpłacam.wosp.org.pl. Przed samym finałem na naszej stronie pojawiają się szybkie linki, które pomagają bezpośrednio przejść do najważniejszych informacji. Nowością w tym roku było stworzenie stanowiska dla osoby, która na bieżąco sprawdzała, jak rozchodzi się ruch po stronie i skąd przychodzi. Dzięki temu na bieżąco mogliśmy reagować na to co dzieje się w Internecie i wzmacniać komunikacje w ważnych dla nas tematach. Dbamy o to, aby również sztaby miały możliwość komunikacji w tym kanale, dlatego rok temu dla każdego Sztabu WOŚP została wdrożona indywidualna strona www. W tym roku ich szablony rozbudowaliśmy o kolejne moduły, dodając tym samym nowe funkcjonalności.
-Jagoda Czerwiec, UX Designer, koordynator projektów specjalnych, Pokojowy Patrol

 

 

Całoroczny newsroom Centrum Prasowego WOŚP

Newsroom WOŚP to kolejne miejsce, które służy za bank wiedzy na temat aktywności Fundacji, zarówno wdyarzeń jak i działań całorocznych. Również podczas 28. Finale, WOŚP wykorzystał platformę do komunikacji najistotniejszych i profesjonalnych treści związanych z kluczowymi elementami Finału i medycznymi newsami. Znajomość odbiorców pozwala na dobór odpowiedniego kanału i dostosowanie przekazu. 

Na pytanie, dlaczego powinniśmy stawiać nie tylko na media tradycyjne, ale przede wszystkim własne - odpowiem, powołując się na WOŚP. To przykład marki, która komunikacyjny „boom” ma dwa razy w roku (przy okazji Finału i festiwalu Pol’and’Rock). Przez pozostałe miesiące tego typu brand też dąży do podtrzymania zainteresowania sobą - do czego świetnie sprawdza się biuro prasowe, na którym znajdziemy nie tylko content o charakterze informacyjnym, ale też artykuły pokazujące, jak wygląda praca w fundacji na co dzień; gdzie trafiają pieniądze z puszek. Ostatnio znalazłam relację z debaty Senatu PR. Po prostu redakcja online tylko na rzecz marki. Podaję ten przykład zawsze, gdy ktoś zastanawia się, co jeszcze można publikować poza newsami firmowym
-Magdalena Wosińska, Content Marketing Specialist, Prowly

 

 

Oczami WOŚP na lokalnych stronach sztabów

Do szerokiej komunikacji profesjonalnych treści dotyczących zarówno całorocznej działalności Fundacji i programów medycznych, oraz informacji okołofinałowych, zespół komunikacji WOŚP wykorzystał dodatkowo aż 100 stron Sztabów na Facebooku. Używając funkcji crossposotwania filmów i transmisji online, przygotowane przez Fundację materiały, jednocześnie pojawiały się nie tylko na kanałach Fundacji, a dodatkowo w 100 różnych miejscach w Polsce i na Świecie. Dzięki temu lokalne społeczności mogły śledzić finałową transmisję również na stronach wybranych Sztabów. 

W tym roku skala transmisji była niesamowita! Zauważyliśmy, że nowa formuła i pomysł świetnie się sprawdziły. Zupełnie nas nie zdziwiło, że największe zainteresowanie widzów pojawiało się w chwilach, gdy naszymi gośćmi byli przedstawiciele gamerów czy toktokerów - będziemy się w tym kierunku rozwijać. Jak mogę to podsumować? Trzy pary prowadzących, 12 wejść na żywo, stream od 8:30 rano do 23:45… Ta transmisja to potężna maszyna, która z roku na rok cieszy się większym zainteresowaniem widzów. A po tym, co udało nam się w tym roku osiągnąć, wiemy już, że jesteśmy gotowi na największe możliwe wyzwania.
-Karolina Rojek, Wydawca Kręcioła.TV

 

 

BOT WOŚP vs integracja z człowiekiem

Zainteresowanie wśród internautów, jakie budzi styczniowy Finał, już na kilka tygodni przed wydarzeniem rozgrzewa kanały kontaktu z Fundacją do czerwoności. Aby rozładować intensywność kontaktu, a jednocześnie udzielić wszystkim zainteresowanym rzeczowych informacji, WOŚP od trzech lat korzysta z BOTa w swoim Messengerze na Facebooku WOŚP.

Z Fundacją Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy współpracujemy już trzeci rok. Nasz chatcot, oparty o silnik sztucznej inteligencji wspomaga wolontariuszy, odpowiadając na najczęściej zadawane pytania padające na Facebooku. W dniu Finału taka pomoc szczególnie się przydaje, ponieważ wtedy mamy do czynienia z ponad dwoma tysiącami osób, oraz łącznie prawie pięcioma tysiącami wiadomości, tylko tego jednego dnia!"
-Bartosz Dołęga, CEO, Catbots

 

 

Pushe w aplikacji WOŚP

Szeroki dostęp do informacji zapewniła w tym roku finałowa aplikacja WOŚP. Dzięki integracji map użytkownicy mogli w łatwy i przestępny sposób, odnaleźć dostępne atrakcje w swojej okolicy. Na głównym oneboardingu aktualizowane były najważniejsze liczby, a najważniejsze informacje o działaniach Fundacji zaprojektowane zostały w formie przestępnej gry "Zostań WOŚPoznawcą". Dodatkową wartością aplikacji i jednocześnie kluczowym narzędziem do sprawnej komunikacji były wysyłane Push, krótkie powiadomienia otrzymywało w czasie rzeczywistym jednocześnie 32k użytkowników, którzy pobrali finałową aplikację. 

CocoLab współpracuje z Fundacją od dawna, ale każdy rok to nowe wyzwania - zarówno w rozwoju aplikacji jak i komunikacji finałowych aktywności. Wspólnie pracujemy nad aplikacją po to, by Fundacja miała kolejną możliwość bycia blisko swoich odbiorców, by mieli oni mobilny kanał szybkiego i skutecznego kontaktu z Orkiestrą. Od tego jesteśmy. Wiemy, że WOŚP jest blisko swoich odbiorców, że jej społeczność jest bardzo silna i zaangażowana. Dlatego natychmiast reagujemy na wszelkie informacje o aplikacji, oceny w Appstore i GooglePlay, głosy w mediach społecznościowych. Jeśli możemy pomóc Fundacji w rozwoju kolejnego miejsca w sieci, w którym można szerzyć pozytywne emocje, dobro i wsparcie celów WOŚP - robimy to z największą przyjemnością.
-Grzegorz Brożyna, CEO Cocolab.pl

 

SMSy

Po to by sprawnie i skutecznie przekazywać najważniejsze informacje, Fundacja dba już na etapie przygotowań do Finału i organizacji pracy ze Sztabami. Szybkie i krótkie komunikaty pojawiały się zatem nie tylko w ogólnodostępnej aplikacji WOŚP w czasie Finału, ale docierały do Wolontariuszy już na kilka miesięcy wcześniej w formie smsów za pomocą platformy SerwerSMS.pl. Rozwój nowoczesnych technologii jest wysoce zaawansowany, co pozwala na wykorzystanie ich w wielu miejscach. Zastosowanie smsów w działaniach komunikacyjnych Fundacji widzieliśmy zatem przy komunikacji ze Sztabami i bezpośrednio Wolontariuszami, ale także wykorzystywane są w celach związanych z zabezpieczeniem wydarzeń, czy w formie wsparcia celu 28. Finału, co jako osoby niezwiązane z organizacją mogliśmy zobaczyć najczęściej. Tylko w tym roku dzięki wysyłce smsów o treści "SERCE" na konto dziecięcej medycyny zabiegowej, trafiło 2 118 235 PLN.

 

Komunikacja przy pomocy masowych sms jest niezbędnym elementem działania systemu obsługi sztabów oraz wolontariuszy. Informacje przesyłane tym kanałem usprawniają współpracę z wszystkimi zarejestrowanymi Sztabami, których każdego roku jest około 1700. Smsy pełnią także rolę weryfikacyjną podczas rejestracji i rozliczenia wolontariuszy co w znacznym stopniu usprawnia działanie całego systemu. Sprawne działanie całego systemu zapewniają nam dwie firmy SerwerSMS oraz Play, bez tego wsparcia cały proces związany z przeprowadzeniem zbiórki publicznej na tak szeroką skalę byłby zdecydowanie trudniejszy.
- Michał Udałowski, Szef Działu Sztaby Fundacji WOŚP

Przy tej skali wydarzenia, szeroki przepływ informacji w czasie rzeczywistym i szybkość działania są dla nas kluczowe. Wiadomości SMS w komunikacji festiwalowej wykorzystujemy od wielu lat, ale dopiero gdy w 2013 r. nawiązaliśmy współpracę z Serwer SMS mogliśmy w pełni wykorzystać jej potencjał. Dziś jest to narzędzie komunikacji z grupą ponad 5 tys. osób pracującymi aż w 98 grupach zabezpieczających Festiwal. Tylko profesjonalne rozwiązania technologiczne pozwalają na uzyskanie wysokiej sprawności obiegu informacji.
-Marcin Garczyński, koordynator wolontariatu Fundacji WOŚP

 

 

Podcast

Na etapie planowania swojej komunikacji, warto zwrócić uwagę również na panujące trendy. Niekiedy ludzie chętniej sięgają po informacje z narzędzia, które jest modne lub bardziej komfortowe w odbiorze np. w podróży.
W tym roku przy współpracy Fundacji i Earbone Media powstała pierwsza reporterska relacja z 28. Finału Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy w Warszawie, dostępna jako podcast na Spotify. W rolę małej dziennikarki wcieliła się 10-letnia Maja. Jej rozmówcami byli między innymi Grzegorz Turnau, Monika Olejnik, Małgorzata Rozenek-Majdan i Michał Figurski. Z 20-minutowego podcastu słuchacze mogą dowiedzieć się jak wyglądało finałowe studio, co motywuje ludzi do uczestnictwa, czym jest Pokojowy Patrol, czy co można było wylicytować podczas tegorocznych aukcji Allegro dla WOŚP. W dobrze przygotowanym podcaście można w interesujący i emocjonujący sposób, przekazać słuchaczowi wszystkie istotne dla organizacji czy autora informacje. W tym przypadku ogranicza nas tylko wyobraźnia, a spójność wypowiedzi i podtrzymanie zainteresowania jest kwestią stworzenia dobrego planu wypowiedzi. Wykorzystując podcasty organizacje pozarządowe mają w dzisiejszych czasach możliwość zwrócenia na siebie uwagi ludzi, którzy w codziennym pędzie nie mają na czytanie w Internecie.

 

 

Lokalne atrakcje w internetowych mapach 

Wielki Finał to miliony ludzi, grających razem przez 1 dzień w różnych zakątkach świata. Chcąc w przestępny sposób przekazać jak najwięcej informacji oraz organizacyjnie panować nad skalą wydarzenia, Fundacja WOŚP korzysta z oprogramowania ArcGIS firmy Esri do tworzenia interaktywnych map. Wśród publicznie dostępnych pojawiły się m.in. mapę sztabów WOŚP, mapę wydarzeń towarzyszących, mapę biegów "Policz się z cukrzycą", mapę ograniczeń w ruchu i parkowaniu w rejonie Placu Bankowego i Placu Teatralnego, przewodnik multimedialny dla Wolontariuszy oraz dwa modele trójwymiarowe z rozmieszczeniem poszczególnych elementów 28. Finału oraz planem warszawskiego biegu "Policz się z cukrzycą".

Kolejny 28. Finał WOŚP za nami. Wytężona praca zespołu technicznego Esri Polska oraz serwerów ArcGIS Online powoli zwalnia tempo. Nie odnotowano żadnych utrudnień i ani braku stabilności ArcGIS Online, pomimo zanotowanych nagłych szczytów wyświetleń poszczególnych map po publikacji linków w mediach społecznościowych Fundacji WOŚP lub publikacji adresu galerii map w telewizji. Mapy i wizualizacje 3D były dostępne i wyświetlane zarówno na komputerach, tabletach i smarfonach skalując samoczynnie wielkość wyświetlanych map do wielkości ekranu. Wśród najczęściej wyświetlanych map okazały się: Mapa biegów "Policz się z cukrzycą" oraz model 3D okolic Placu Bankowego i Placu Teatralnego. Mapy tylko w dniu Finału były wyświetlane kilkadziesiąt tysięcy razy. Natomiast przed samym 28. Finałem WOŚP największą pracę serwery ArcGIS Online poświęcały na przypisywanie współrzędnych geograficznych adresom pocztowym (proces geokodowania), które wykonano ponad 300 000 razy. Galeria map pod adresem www.esri.pl/wosp będzie nadal dostępna publicznie. Teraz czeka nas chwila odpoczynku i już za niedługo ruszamy z przygotowaniami do 26. Pol'and'Rock Festival. Do zobaczenia na mapie!
- 

Skuteczność sherowania treści przez WOŚP możemy ocenić indywidualnie, jednak i w tym roku Fundacja ponownie pokazała skuteczność swoich działań, kończąc finałową niedzielę po raz kolejny ogłoszeniem rekordowej kwoty deklarowanej. Zespół WOŚP w ostatnim czasie pokazał nam już jakie nowinki technologiczne wykorzystuje w swojej komunikacji, jak targetuje swoje treści, czy powyżej jak w tak krótkim czasie, jakim jest Finał, prowadzi szeroką komunikację o niewątpliwie zróżnicowanej treści jednoczenie do wielu odbiorców.  Przykład komunikacji WOŚP to jednak case ciekawy do analizy nie tylko dla NGOsów, ale i komercyjnych marek. 

 
Anna Sobieraj