04/21/21

Jak zorganizować wydarzenie w pandemii? Porady ekspertów WOŚP


Organizacja wydarzeń w pandemii to wyzwanie, z którym zmaga się cała branża eventowa. Fundacja WOŚP w ciągu ostatnich miesięcy przygotowała 29. Finał, który obejrzało 1,3 mln osób. Dlatego WOŚP dzieli się wiedzą i przedstawia 7 składników dobrej transmisji telewizyjnej. 

Ekspertem WOŚP w produkcji telewizyjnej jest Jacek Stachera, który od 21 lat współpracuje z Fundacją. Specjalizuje się w produkcji eventów od strony kreatywnej, technicznej, jak i formalnej oraz w profesjonalnej produkcji telewizyjnej. 

Krok 1: Koncept - co i jak chcemy pokazać?

Najważniejszym i pierwszym zadaniem podczas planowania transmisji jest przede wszystkim decyzja, co będzie treścią programu telewizyjnego, stworzenie koncepcji merytorycznej. Wspólnie z całym zespołem zaangażowanym w produkcję należy stworzyć listę najważniejszych elementów, jakie muszą znaleźć się w transmisji. W przypadku 29. Finału transmisja została podzielona na:

• część publicystyczną (rozmowy i opowieści, które prowadził Jurek oraz nasi prowadzący transmisję internetową)
• część koncertową (poświęcona występom zespołów i artystów, które odbywały się na dwóch scenach)

Kolejnym krokiem do stworzenia koncepcji jest określenie ram czasowych wydarzenia - w tym przypadku całość przekazu trwała 27 godzin. Transmisja internetowa zaczęła się w sobotę o godzinie 21.00, a skończyła o północy z niedzieli na poniedziałek. 

Nocną część transmisji poświęciliśmy wspomnieniom muzycznym z poprzednich Finałów, ale także rozmowom z naszymi odbiorcami i odliczaniu do oficjalnego rozpoczęcia.
-Jacek Stachera odpowiedzialny za produkcję telewizyjną 29. Finału WOŚP

Krok 2: Budowa technologii 

Na podstawie stworzonej koncepcji można przejść do wyboru rozwiązań technologicznych. Rodzaj i skala wydarzenia to kluczowe czynniki przy wyborze narzędzi przekazu.

W przypadku Finału ostatecznie wykorzystano dwa duże wozy do transmisji telewizyjnych live. Jeden do realizacji programów TVN, TTV, programu internetowego oraz obsługi wszystkich dodatkowych wejść telewizyjnych, drugi do realizacji koncertów. Wozy były ze sobą połączone, tak więc łącznie pracowały 24 kamery wraz z ekipą, która liczyła ponad 200 osób, reżyserka na Augustówce z pełną obsługą techniczną oraz 7 wozów satelitarnych w miastach w całej Polsce.
-Jacek Stachera odpowiedzialny za produkcję telewizyjną 29. Finału WOŚP

Krok 3: Materiały - animacja, oprawy graficzne, materiały wideo

Ważną aspektem przygotowań jest stworzenie materiałów do emisji. Część z nich tworzona jest na podstawie materiałów graficznych zaprojektowanych przez Jurka Owsiaka i ekipę grafików: oprawę graficzną, wszystkie animacje, czołówki i tyłówki programu. Dodatkowo przez kilka miesięcy montowane są materiały video: teledyski z poprzednich Finałów czy historie medyczne. Ilość materiałów video do montażu wynika najczęściej z treści scenariusza. 

Krok 4: Odprawa dla realizatorów i techników

Wszystkie ustalenia zostają przekazane i skonsultowane ze wszystkimi realizatorami i technikami telewizyjnymi. Nie kończy się na jednym spotkaniu, takie spotkania odbywają się regularnie przez przynajmniej dwa miesiące. Na nich omawiane są wszystkie potrzeby, możliwości i sposoby ich realizacji.

Krok 5: Próby

To prawie ostateczna weryfikacja wszystkich najważniejszych pomysłów i możliwości ich zrealizowania. Zawsze próbujemy najbardziej newralgiczne momenty, żeby wyłapać wszystkie możliwe niedogodności i zapobiec wszystkim ewentualnym niepowodzeniom.
-Jacek Stachera odpowiedzialny za produkcję 29. Finału WOŚP

Krok 6: Realizacja

Najważniejszy etap całej transmisji. Miesiące pracy mają swoje odzwierciedlenie w końcowym przekazie. Etap ten wymaga największego skupienia, a wyniki mogą zobaczyć wszyscy przed telewizorami i ekranami komputerów.

Szczegółowe planowanie, praca zespołowa i dobre zarządzanie to najważniejsze czynniki wpływające na każde dobrze zorganizowane wydarzenie. Doświadczenie współpracowników i pracowników WOŚP, zbierane przez lata pracy, wyzwania i nauka owocują kolejnymi pełnymi radości i kolorów realizacjami, które oglądają miliony Polaków. Już za kilka miesięcy kolejne wydarzenia - najpierw Pol'and'Rock Festival, a potem 30-sty jubileuszowy Finał, dlatego ekipa WOŚP już zabiera się do pracy, aby dostarczyć kolejnych pozytywnych emocji widzom przed telewizorami, w internecie i miejmy nadzieję na żywo.

Przeczytaj również, jak powstaje scenariusz: